Tietosuojaseloste

Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry:n tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.
Laadittu 21.5.2018

Rekisterinpitäjä
Rauman Käyttö- ja seurakoirat ry (Y-tunnus 0998065-8)

Rekisterin nimi
Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste
Jäsenyys tai asiakkaan suostumus sekä oikeutettu etu.

Rekisterin käyttötarkoitus
Jäsenrekisteritietoja voidaan käyttää Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry:n jäsenasioiden hallinnoimiseen, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä yhdistyksen historian tallettamiseen.

Asiakkaan tai jäsenen ottaessa yhteyttä Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry:hyn on mahdollista tallentaa sähköpostiviestit. Tallennettua viestiä voidaan käyttää asiakas- ja jäsenpalvelutapahtumien todentamiseen. Ainoastaan asiakas- ja jäsentietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt eli yhdistyksen johtokunta sekä muut toiminnasta vastaavat henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterin on mahdollista sisältää Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry:n jäsenistä ja palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja: Asiakkaan nimi, puhelinnumero(t), osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, koiran nimi, koiran rotu, koiran syntymäaika, lisenssin laji ja numero, pätevyydet (koulutusohjaaja, koetoimitsija ja vastaavat), koiran taso tai kilpailuluokka, osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista.

Rekisteritietojen tietolähde
Henkilötietoja kerätään jäsenyyden anomisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai yhdistyksen toimintaan osallistuessa tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Jäsenen tai toimintaan osallistuvan tietoja on mahdollista kerätä myös eri lajiliittojen lisenssijärjestelmistä.

Tietojen luovutus
Henkilötietoja on mahdollista luovuttaa yhteistyökumppaneille (lähinnä lajiliitot) palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä tilastointia varten. Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen tarjoamaan toimintaan (esimerkiksi kilpailut jakoulutukset) asiakas antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö- ja tuloslistat yhdistyksen nettisivuilla sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.

Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely
Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry käsittelee myös alaikäisten jäsenten henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on kuvattu. Henkilötietoja käsitellään vain huoltajien suostumuksella eli jäsenhakemuslomakkeen on oltava huoltajan lähettämä.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus
Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötiedot turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme rekistereidemme suojaamisesta, emme voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallista. Jäsenrekisteri on vain kulloisenkin jäsensihteerin sekä yhdistyksen johtokunnan tarkasteltavissa ja käytettävissä.

Tiedot henkilöiden osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin ovat yhdistyksen eri vastuu- ja toimihenkilöiden käytössä järjestelytehtävien ajan, jonka jälkeen ne siirtyvät yhdistyksen arkistoon. Yhdistyksen arkisto (sähköinen ja paperiarkisto) on kulloisenkin johtokunnan hallinnassa. Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry:n hallituksella ja sen lukuun toimivilla jäsenillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsen- ja asiakastietoihin. Johtokunta sekä muut yhdistyksen toimihenkilöt ovat saaneet koulutusta ja ohjeistusta tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhdistyksen puheenjohtajalle. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.rks.fi. Tarkastuspyynnössä tulee mainita, että pyyntö koskee Rauman Käyttö- ja Seurakoirat ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja. Jäsen hallitsee itse kaikkia henkilötietoja, jotka on antanut yhdistykselle tiedoksi. Jos missään vaiheessa jäsen haluaa korjata henkilötietoja, hän voi ottaa yhteyttä yhdistyksen hallitukseen.

Lisäksi jäsenellä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yhdistykselle.

Jäsenellä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on jäsenyyden ja monissa tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme jäsenten henkilötiedot aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja pidetään tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu. Jäsenluettelo (tilanne vuoden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.

Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan yllä mainitusta päiväyksestä lukien. Tietosuojaselostetta on mahdollista muuttaa aika ajoin. Sinun tulisi tarkistaa säännöllisesti tietosuojaselosteen uusin versio osoitteesta